E-Mail ist zu einem unverzichtbaren Kommunikationsmittel in Unternehmen geworden. Weltweit werden täglich über 306 Milliarden E-Mails gesendet und empfangen. Trotz des Aufstiegs anderer Kommunikationskanäle bleiben E-Mails das am häufigsten verwendete Kommunikationsmittel am Arbeitsplatz.
Das Verfassen einer wirkungsvollen geschäftlichen E-Mail ist jedoch nicht so einfach, wie es scheint. Tatsächlich zeigen Studien, dass bis zu 64 % der Menschen eine E-Mail gesendet oder empfangen haben, bei der sie den Ton oder die Absicht des Absenders falsch interpretiert haben.
Was können Sie also tun, um sicherzustellen, dass Ihre Geschäfts-E-Mails klar, prägnant und professionell sind? Keine Sorge. Wir wissen, wie wichtig das alles ist. Deshalb haben wir diesen Leitfaden zusammengestellt, um Ihnen Tipps und Tricks zum Schreiben effektiver Geschäfts-E-Mails zu geben, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen und effektiver mit Ihren Kollegen und Kunden kommunizieren können.
Lassen Sie uns ohne weitere Umschweife gleich loslegen.
Bedeutung effektiver Geschäfts-E-Mails
Bevor wir zu Beispielen, Tipps und Tricks kommen, wollen wir besprechen, wie wichtig diese E-Mails wirklich sind. Einfach ausgedrückt sind effektive Geschäfts-E-Mails entscheidend für den Erfolg in der modernen Geschäftswelt. Um Ihre Liste aufzubauen, können Sie E-Mails von Facebook scrapen or von LinkedIn mithilfe von E-Mail-Scraping-Tools.
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt, in der die Menschen mit E-Mails überschwemmt werden, kann eine schlecht geschriebene oder verwirrende E-Mail leicht ignoriert oder gelöscht werden und sogar Ihrem beruflichen Ruf schaden.
Sobald Sie also eine geschäftliche E-Mail eingerichtet haben, müssen Sie sich auf effektive geschäftliche E-Mails konzentrieren, um professionelle Beziehungen aufzubauen und aufrechtzuerhalten, wichtige Informationen zu übermitteln, Anfragen zu stellen und sogar Geschäfte abzuschließen. Und Sie sollten auch ständig Überwachen und Verbessern der E-Mail-Zustellbarkeit um Ihre E-Mail-Kommunikation weiter zu verbessern.
So erstellen Sie eine geschäftliche E-Mail
Sobald Sie Finden Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Zielgruppe ist es an der Zeit, die E-Mail zu verfassen. Eine erfolgreiche geschäftliche E-Mail muss dem Empfänger eine klare, prägnante, freundliche und umsetzbare Botschaft vermitteln.
Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie eine geschäftliche E-Mail verfassen, können Sie die folgenden Schritte ausführen, um dies zu erreichen:
- Schreiben Sie eine klare Betreffzeile: Ihre Betreffzeile sollte kurz und beschreibend sein, damit der Empfänger genau weiß, worum es in Ihrer E-Mail geht.
- Verwenden Sie eine professionelle Begrüßung: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen und professionellen Anrede, etwa „Sehr geehrter [Name]“ oder „Hallo [Name]“.
- Seien Sie im E-Mail-Text klar und präzise: Halten Sie Ihre Nachricht kurz und kommen Sie auf den Punkt. Verwenden Sie kurze Absätze und Aufzählungszeichen, um das Lesen zu erleichtern.
- Fügen Sie einen klaren Call-to-Action ein: Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail einen klaren Aufruf zum Handeln enthält, z. B. die Anforderung eines Meetings, die Aufforderung zu einer Antwort oder die Angabe einer Frist.
- Beenden Sie die E-Mail mit einem professionellen Schlusswort: Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer professionellen E-Mail-Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten.
So starten Sie eine professionelle E-Mail
Um eine professionelle E-Mail zu beginnen, ist es wichtig, eine angemessene Anrede zu verwenden. Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede wie „Sehr geehrte/r“ oder „Hochachtungsvoll“, gefolgt vom Namen des Empfängers. Wenn Sie sich über den Namen oder das Geschlecht des Empfängers nicht sicher sind, können Sie eine neutrale Anrede wie „Sehr geehrte/r Herr/Frau“ oder „An den zuständigen Sachbearbeiter“ verwenden.
Nach der Begrüßung ist es sinnvoll, eine kurze Einführung zu geben, in der Sie erklären, wer Sie sind und warum Sie die E-Mail senden. Dadurch versteht der Empfänger schnell den Zweck Ihrer E-Mail und es ist wahrscheinlicher, dass er antwortet.
Sie könnten Ihre E-Mail beispielsweise folgendermaßen beginnen:
Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Mein Name ist [Ihr Name] und ich schreibe Ihnen heute, weil [geben Sie den Grund für Ihre E-Mail an].
Indem Sie Ihre E-Mail professionell und freundlich beginnen, schaffen Sie einen positiven Ton und erhöhen die Chancen auf ein erfolgreiches Ergebnis.
Nachdem wir nun den Anfang besprochen haben, schauen wir uns ein oder zwei professionelle E-Mail-Beispiele an, um zu sehen, wie es genau gemacht wird.
Die besten Beispiele für geschäftliche E-Mails
Unter den vielen E-Mail-Marketing-Strategien, das Wichtigste ist, die perfekte Geschäfts-E-Mail zu verfassen. Hier sind einige der besten Beispiele für Geschäfts-E-Mails sowie die einzelnen Typen. Lassen Sie uns sie einzeln durchgehen.
Vertriebs-E-Mail
Eine Verkaufs-E-Mail ist ein großartiges Beispiel für eine professionelle E-Mail, die als Kontaktschreiben verfasst wird, um einem potenziellen Kunden das Produkt oder die Dienstleistung Ihres Unternehmens vorzustellen. Diese Art von E-Mail zielt darauf ab, gleichzeitig neue Kunden zu gewinnen und die Beziehungen zu bestehenden Kunden zu vertiefen. Hier ist eines der Beispiele für Geschäfts-E-Mails, die in diese Kategorie fallen:
Betreff: Vorstellung unserer neuen Produktlinie
Sehr geehrter [Vorname],
Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut.
Ich möchte Ihnen spannende Neuigkeiten mitteilen: Wir haben gerade eine neue Produktlinie auf den Markt gebracht, die Sie bestimmt interessieren wird. Unsere neue Linie umfasst hochwertige, umweltfreundliche Produkte, die Ihr Leben einfacher und nachhaltiger machen sollen.
Wir glauben, dass unsere Produkte Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen können, und wir sind zuversichtlich, dass Sie sie genauso lieben werden wie wir.
Um die Einführung unserer neuen Produktlinie zu feiern, bieten wir unseren geschätzten Kunden einen Sonderrabatt an. Verwenden Sie beim Bezahlen den Code NEWLINE20, um 20 % Rabatt auf Ihren ersten Einkauf eines unserer neuen Produkte zu erhalten. Ich habe dieser E-Mail unseren Produktkatalog beigefügt, damit Sie einen Blick auf unsere neuen Produkte werfen können.
Wenn Sie Fragen haben oder mehr erfahren möchten, können Sie sich jederzeit gerne an mich wenden. Vielen Dank für Ihre Zeit und ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören.
Freundliche Grüße,
[Your Name]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Kontaktinformationen]
E-Mail für die Zusammenarbeit im Marketing
Eine E-Mail zur Zusammenarbeit im Marketing ist ein hervorragendes Beispiel für eine geschäftliche E-Mail, die an einen Influencer für Ihre Marketingkampagne gesendet wird. Diese Art von E-Mail wird häufig von Inhaltserstellern und Vermarktern verwendet, um für die Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens zu werben. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail zur Zusammenarbeit im Marketing:
Betreff: Mitarbeit an einer Social Media-Kampagne
Sehr geehrter [Vorname],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wende mich an Sie, weil ich denke, dass es großartig wäre, wenn unsere Unternehmen bei einer Social-Media-Kampagne zusammenarbeiten würden, um für unsere ergänzenden Produkte zu werben.
Wie Sie vielleicht wissen, ist unser Unternehmen auf [Spezialgebiet Ihres Unternehmens einfügen] spezialisiert, und ich bin überzeugt, dass [Spezialgebiet des Mitarbeiters einfügen] Ihres Unternehmens unser Angebot hervorragend ergänzen würde. Durch die Zusammenarbeit können wir ein breiteres Publikum erreichen und unsere Produkte neuen Kunden vorstellen.
Hier ist meine Idee für die Social-Media-Kampagne: Wir erstellen eine Reihe von Instagram- und Facebook-Posts, die zeigen, wie unsere Produkte zusammen verwendet werden können, um das ultimative [gemeinsames Kundenziel oder Thema einfügen] zu erreichen. Wir könnten zum Beispiel zeigen, wie unser [fügen Sie Ihren Produktnamen ein] und Ihr [fügen Sie den Produktnamen des Mitarbeiters ein] zusammenarbeiten, um das perfekte [Ziel oder Thema einfügen] zu erreichen.
Ich denke, diese Kampagne wäre eine großartige Möglichkeit, den Wert unserer Produkte hervorzuheben und unseren Kunden noch mehr Optionen zur Erfüllung ihrer Bedürfnisse zu bieten.
Ich würde gerne Ihre Meinung zu dieser Idee hören und bin offen für alle Ihre Vorschläge.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie an einer Zusammenarbeit bei dieser Kampagne interessiert sind, dann können wir die Einzelheiten besprechen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
Freundliche Grüße,
[Your Name]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Kontaktinformationen]
Netzwerk-E-Mail
Networking-E-Mails sind eine Strategie des Cold-E-Mailings, die gesendet werden, um eine neue Verbindung herzustellen oder eine bestehende zu pflegen. Diese Art von E-Mail ist eine großartige Gelegenheit für Berufstätige, ihre Netzwerke zu stärken und zu erweitern. Hier ist ein Beispiel für eine Networking-E-Mail:
Betreff: Lass uns in Kontakt bleiben, [Name]!
Hallo [Name],
Mein Name ist [Ihr Name] und ich [Woher Sie den gemeinsamen Kontakt kennen] [Name des gemeinsamen Kontakts], der mir Ihre Kontaktinformationen weitergegeben hat.
[Name des gemeinsamen Kontakts] erwähnte, dass wir eine [Leidenschaft für/ein Interesse an/eine Erfahrung mit] [gemeinsames Interesse] teilen und sagte, Sie wären eine großartige Person, die man kennenlernen sollte!
Daher dachte ich, dass ich mich an Sie wenden, mich vorstellen und Ihnen mitteilen sollte, dass ich gern mehr über Sie und Ihre Erfahrungen mit [bestimmter Bereich] erfahren würde.
Ich freue mich auf die Kontaktaufnahme, [Name]!
Alles Gute,
[Your Name]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Kontaktinformationen]
Kundenservice-E-Mail
E-Mails des Kundendiensts sind auch ein gutes Beispiel für eine Geschäfts-E-Mail, die als Methode der schriftlichen Kommunikation mit Kunden gesendet wird, um ihre spezifischen produktbezogenen Probleme zu lösenDas Ziel ist, den Kundenservice für jeden Kunden zugänglich zu machen. Hier ist ein Beispiel für diese Art von E-Mail:
Betreff: Entschuldigen Sie die Wartezeit, [Name]. Wir kümmern uns darum.
Lieber [Name],
Wir haben festgestellt, dass Sie vor Kurzem eine Abfrage zu [Produktmerkmal] ausgeführt haben und auf die Ergebnisse warten. Wir entschuldigen uns für die Verzögerung und teilen Ihnen mit, dass Ihre Abfrage so bald wie möglich bearbeitet wird.
In der Zwischenzeit können Sie sich bei weiteren Fragen gerne an [E-Mail des Kundensupports] wenden!
Haben Sie einen guten Tag.
Mit freundlichen Grüßen,
[Your Name]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Kontaktinformationen]
Follow-Up Email
Eine Follow-up-E-Mail ist ein großartiges Beispiel für eine professionelle E-Mail, die gesendet wird, nachdem Ihr Kunde einen bestimmten Punkt in seiner Customer Journey erreicht hat. Diese Art von E-Mails werden an Kunden gesendet, um sie daran zu erinnern, eine Aktion durchzuführen. Hier ist ein Beispiel für eine Follow-up-E-Mail:
Betreff: Danke, dass Sie sich für [Ihr Unternehmen] entschieden haben!
Hallo [Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich wollte mich nur bei Ihnen nach [Produkt des Unternehmens] erkundigen. Seit unserem Telefonat über [Produktmerkmal] sind 2 Wochen vergangen. Haben Sie Fragen oder Anliegen, bei denen ich Ihnen helfen kann?
In jedem Fall können Sie sich bei sonstigen Fragen jederzeit an [E-Mail des Kundensupports] wenden!
Haben Sie einen guten Tag.
Mit freundlichen Grüßen,
[Your Name]
[Ihr Unternehmen]
[Ihre Kontaktinformationen]
Affiliate-Marketing-E-Mail
Eine der beliebtesten Arten professioneller E-Mails ist definitiv eine Affiliate-Marketing-E-Mail. Es handelt sich um eine moderne Variante des E-Mail-Marketings, die Werbelinks für Produkte über gezielte E-Mails enthält. Hier ist ein Beispiel für eine Affiliate-Marketing-E-Mail:
Betreff: Verpassen Sie nicht die exklusiven Rabatte!
Hallo [Name],
Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut.
Als geschätzter Abonnent möchte ich Sie über einige exklusive Rabatte informieren, die wir im Rahmen unseres Partnerprogramms anbieten. Wir haben uns mit einigen der besten Unternehmen der Branche zusammengeschlossen, um Ihnen Rabatte auf Produkte und Dienstleistungen zu gewähren, die Sie täglich nutzen.
Ob Sie nach den neuesten technischen Gadgets, Modeaccessoires oder Wellnessprodukten suchen, unsere Partner haben für jeden etwas im Angebot. Hier sind einige der aktuell verfügbaren Angebote:
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Vielen Dank für Ihre fortwährende Unterstützung. Lassen Sie sich diese tollen Angebote nicht entgehen!
Beste,
[Your Name]
Entschuldigungs-E-Mail
In einer Entschuldigungs-E-Mail drückt man sein Bedauern für einen Fehler aus und erklärt dem Kunden die Situation sowie die Maßnahmen, die man zur Lösung weiterer Unannehmlichkeiten ergreifen wird. Diese Art von E-Mails werden geschrieben, um zu versuchen, eine Situation zu korrigieren. Hier ist ein Beispiel für eine Entschuldigungs-E-Mail:
Betreff: Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten
Sehr geehrter [Kundenname],
Wir schreiben diese E-Mail, um uns für die Unannehmlichkeiten zu entschuldigen, die wir Ihnen mit unserer letzten Produktlieferung bereitet haben. Wir verstehen, dass wir Sie enttäuscht haben, und es tut uns aufrichtig leid, dass Sie dadurch frustriert wurden oder Unannehmlichkeiten hatten.
Wir übernehmen die volle Verantwortung für unseren Fehler und möchten Ihnen versichern, dass wir Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass dies in Zukunft nicht noch einmal passiert. Wir schätzen Ihr Geschäft und Ihre Zufriedenheit hat für uns oberste Priorität.
Als Zeichen unserer Entschuldigung bieten wir Ihnen bei Ihrem nächsten Einkauf bei uns einen [Rabatt/ein Angebot/ein kostenloses Produkt] an. Wir hoffen, dass diese Geste dazu beiträgt, die von uns verursachten Unannehmlichkeiten wiedergutzumachen.
Wir entschuldigen uns noch einmal für die Unannehmlichkeiten, die wir verursacht haben, und danken Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre anhaltende Unterstützung. Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, unser Kundensupportteam zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Geduld und Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
[Your Name]
[Ihr Firmenname]
So schreiben Sie eine E-Mail, um etwas anzufordern
Nun können Beispiele für geschäftliche E-Mails niemals eine Vorlage für eine Anfrage ausschließen, oder? Lassen Sie uns darüber sprechen!
Wenn Sie eine E-Mail mit einer Bitte um etwas schreiben, verwenden Sie eine klare Betreffzeile und beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung. Es ist auch wichtig, einige Hintergrundinformationen darüber anzugeben, warum Sie die Bitte stellen. Dadurch wird dem Empfänger die Wichtigkeit Ihrer Bitte klar und die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort steigt.
Wenn Sie die Einleitung geschrieben haben, geben Sie klar an, was Sie verlangen, und geben Sie alle erforderlichen Details wie Fristen, Mengen oder andere Anforderungen an. Beenden Sie die E-Mail abschließend mit einem höflichen Schlusswort wie „Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit“ oder „Ich weiß Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit zu schätzen.“
Ihre E-Mail mit einer entsprechenden Anfrage könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],
Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut.
Mit diesem Schreiben bitte ich um [konkrete Anfrage einfügen] und wäre Ihnen in dieser Angelegenheit dankbar für Ihre Unterstützung. [Kontext und Erklärung der Anfrage einfügen].
Um eine zeitnahe Bearbeitung dieser Anfrage zu gewährleisten, wäre ich Ihnen dankbar, wenn Sie [ggf. erforderliche Angaben wie Fristen, Mengen oder sonstige Anforderungen einfügen].
Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit. Bitte lassen Sie mich wissen, falls Sie weitere Informationen benötigen.
Freundliche Grüße,
[Your Name]
Tipps zum Schreiben effektiver Geschäfts-E-Mails
Nachdem wir nun unterschiedliche Arten von Beispielen für geschäftliche E-Mails besprochen haben, fassen wir alles in den fünf wichtigsten Tipps zusammen, die Sie beim Erstellen einer professionellen E-Mail beachten sollten.
- Machen Sie es kurz und kommen Sie auf den Punkt: In der Geschäftswelt sind die Leute beschäftigt und haben nur wenig Zeit, E-Mails zu lesen. Es ist wichtig, dass Ihre E-Mails kurz und bündig sind. Vermeiden Sie unnötige Details und kommen Sie direkt zum Zweck Ihrer E-Mail.
- Verwenden Sie einen professionellen Ton: Beim Schreiben geschäftlicher E-Mails ist es wichtig, einen professionellen Ton anzuschlagen. Vermeiden Sie Umgangssprache, Jargon oder informelle Ausdrücke. Achten Sie auf korrekte Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung. Ihre E-Mail sollte professionell sein und ein professionelles Image vermitteln.
- Vermeiden Sie häufige E-Mail-Fehler: Beim Schreiben von E-Mails werden häufig Fehler gemacht, z. B. die Verwendung von Großbuchstaben, übermäßige Verwendung von Ausrufezeichen oder das Senden einer E-Mail mit einer unvollständigen Betreffzeile. Es ist wichtig, diese Fehler zu vermeiden, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail ernst genommen wird.
- Personalisieren Sie Ihre E-Mails: Personalisieren Sie Ihre E-Mails, wenn möglich, indem Sie den Empfänger mit Namen ansprechen und spezifische Details angeben, die zeigen, dass Sie recherchiert haben. Dadurch wird eine persönliche Verbindung hergestellt und die Chancen auf eine positive Antwort erhöht.
- Korrekturlesen vor dem Senden: Bevor Sie auf „Senden“ klicken, sollten Sie Ihre E-Mail unbedingt auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Eine schlecht geschriebene E-Mail kann einen negativen Eindruck hinterlassen und Ihrem beruflichen Ruf schaden. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre E-Mail durchzulesen und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen, bevor Sie sie senden.
Die Verwendung eines Tools zum Scrapen dieser E-Mails kann helfen, Probleme mit Transaktions-E-Mails und wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie wirkungsvolle Geschäfts-E-Mails verfassen, die einen professionellen Ton vermitteln und Ihre Geschäftsziele erreichen.
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Das war’s also: eine vollständige Anleitung zum Verfassen einwandfreier Geschäfts-E-Mails. Denken Sie daran, dass das Verfassen einer effektiven professionellen E-Mail eine entscheidende Fähigkeit ist, die Ihnen dabei helfen kann, am Arbeitsplatz professionell und effizient zu kommunizieren.
Indem Sie einige der in unserem Artikel beschriebenen Best Practices sowie Vorlagen für E-Mail-Marketing befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails bei Ihren Empfängern gut ankommen und verstanden werden. Es ist auch wichtig, die Zielgruppe zu berücksichtigen, für die Sie schreiben, und Ihre Sprache und Ihren Ton entsprechend anzupassen.
Sie können Zeit sparen, Missverständnisse vermeiden und bessere Beziehungen zu Ihren Kontakten aufbauen, indem Sie die Kunst des Verfassens von Geschäfts-E-Mails beherrschen. Befolgen Sie diese Tipps, seien Sie klar und präzise und überprüfen Sie immer noch einmal, um die beste E-Mail für Ihr Unternehmen zu verfassen, bevor Sie auf „Senden“ klicken, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht klar und professionell ist.
